Polityka Prywatnosci
Ostatnia aktualizacja: 1 stycznia 2025
Twoja prywatnosc jest dla nas priorytetem
Niniejsza Polityka Prywatnosci opisuje, w jaki sposob zbieramy, wykorzystujemy i chronimy Twoje dane osobowe podczas korzystania z serwisu ksieguj.ai. Dbamy o zgodnosc z Rozporzadzeniem RODO oraz polskim prawem o ochronie danych osobowych.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
EVOSOLVE SOLUTIONS SPOLKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOSCIA
ul. Skwierzynska 2, 04-853 Warszawa
NIP: 9522254715 | REGON: 528321592
KRS: 0001098954
E-mail: kontakt@ksieguj.ai
W sprawach zwiazanych z ochrona danych osobowych mozesz kontaktowac sie z nami pod adresem e-mail: kontakt@ksieguj.ai
2. Zakres zbieranych danych
W zaleznosci od sposobu korzystania z Serwisu, mozemy zbierac nastepujace kategorie danych osobowych:
2.1. Dane podawane podczas rejestracji
- Adres e-mail (wymagany)
- Haslo (w formie zaszyfrowanej)
- Imie i nazwisko (opcjonalnie)
- Nazwa firmy (opcjonalnie)
- NIP (opcjonalnie)
- Numer telefonu (opcjonalnie)
2.2. Dane zbierane automatycznie
- Adres IP
- Typ przegladarki i systemu operacyjnego
- Data i godzina dostepu
- Odwiedzane podstrony
- Zrodlo wejscia (strona odwolujaca)
- Identyfikatory urzadzen
- Dane z plikow cookies
2.3. Dane wprowadzane podczas korzystania z uslug
- Tresci pytan zadawanych asystentowi AI
- Przeslane dokumenty (faktury, umowy)
- Dane do formularzy podatkowych
- Historia rozmow z chatbotem
- Ustawienia i preferencje konta
2.4. Dane platnosci
- Historia transakcji
- Dane do faktury (nazwa firmy, NIP, adres)
Uwaga: Nie przechowujemy danych kart platniczych. Platnosci sa obslugiwane przez zewnetrznego operatora (Stripe).
3. Cele przetwarzania danych
Twoje dane osobowe przetwarzamy w nastepujacych celach:
Swiadczenie uslug
Umozliwienie korzystania z funkcjonalnosci Serwisu, w tym asystenta AI, analizy dokumentow i generowania formularzy.
Obsluga konta
Zarzadzanie Twoim kontem, uwierzytelnianie, przywracanie hasla, personalizacja ustawien.
Rozliczenia i faktury
Obsluga platnosci, wystawianie faktur VAT, prowadzenie dokumentacji ksiegowej.
Komunikacja
Odpowiadanie na zapytania, obsluga reklamacji, wysylanie powiadomien technicznych i transakcyjnych.
Marketing (za zgoda)
Wysylanie newslettera, informacji o nowosciach i promocjach - wylacznie za Twoja wyrazna zgoda.
Analityka i ulepszanie uslug
Analiza sposobu korzystania z Serwisu, identyfikacja bledow, rozwoj i ulepszanie funkcjonalnosci.
Bezpieczenstwo
Ochrona przed naduzycami, oszustwami, wykrywanie nieautoryzowanego dostepu.
Obowiazki prawne
Spelnianie wymagan prawnych, np. przepisow podatkowych, odpowiadanie na zadania organow publicznych.
4. Podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa sie na podstawie:
| Podstawa prawna | Zastosowanie |
|---|---|
| Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO | Wykonanie umowy - swiadczenie uslug, obsluga konta |
| Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO | Zgoda - marketing, newsletter, cookies niezbedne |
| Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO | Obowiazek prawny - dokumentacja ksiegowa, faktury |
| Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO | Uzasadniony interes - analityka, bezpieczenstwo, dochodzenie roszczen |
5. Okres przechowywania danych
Przechowujemy Twoje dane osobowe przez okres niezbedny do realizacji celow, dla ktorych zostaly zebrane:
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta | Do czasu usuniecia konta + 30 dni |
| Historia rozmow AI | 12 miesiecy lub do usuniecia przez uzytkownika |
| Przeslane dokumenty | 30 dni po przetworzeniu lub do usuniecia przez uzytkownika |
| Dane rozliczeniowe i faktury | 5 lat (wymagane przepisami podatkowymi) |
| Zgody marketingowe | Do czasu wycofania zgody |
| Logi serwera | 90 dni |
| Dane analityczne | 26 miesiecy (zanonimizowane) |
6. Odbiorcy danych
Twoje dane osobowe moga byc przekazywane nastepujacym kategoriom odbiorcow:
Dostawcy uslug hostingowych i infrastruktury
Serwery, bazy danych, uslugi chmurowe (np. Vercel, Supabase).
Dostawcy uslug AI
OpenAI, Anthropic - przetwarzanie zapytan do asystenta AI zgodnie z ich politykami prywatnosci.
Operatorzy platnosci
Stripe - obsluga platnosci kartami i subskrypcji.
Uslugi analityczne
Google Analytics, Mixpanel - analiza ruchu i zachowan uzytkownikow (dane zanonimizowane).
Uslugi e-mail
Resend, Mailgun - wysylka e-maili transakcyjnych i marketingowych.
Organy publiczne
Jesli wymagaja tego przepisy prawa (np. urzedy skarbowe, organy scigania).
Wszyscy nasi partnerzy sa zobowiazani do przestrzegania przepisow RODO i zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych.
7. Prawa uzytkownikow
Na podstawie RODO przysluguja Ci nastepujace prawa:
Prawo dostepu
Mozesz uzyskac informacje o tym, jakie dane o Tobie przetwarzamy i otrzymac ich kopie.
Prawo do sprostowania
Mozesz zadac poprawienia nieprawidlowych lub uzupelnienia niekompletnych danych.
Prawo do usuniecia
Mozesz zadac usuniecia swoich danych ("prawo do bycia zapomnianym").
Prawo do ograniczenia
Mozesz zadac ograniczenia przetwarzania Twoich danych w okreslonych sytuacjach.
Prawo do przenoszenia
Mozesz otrzymac swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przekazac je innemu administratorowi.
Prawo do sprzeciwu
Mozesz sprzeciwic sie przetwarzaniu danych opartemu na uzasadnionym interesie.
Prawo do cofniecia zgody
Mozesz w kazdej chwili wycofac zgode na przetwarzanie danych.
Prawo do skargi
Mozesz zlozyc skarge do Prezesa UODO, jesli uznasz, ze przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
Jak skorzystac z praw?
Aby skorzystac z powyzszych praw, skontaktuj sie z nami pod adresem: kontakt@ksieguj.ai. Odpowiemy na Twoje zadanie w ciagu 30 dni.
9. Bezpieczenstwo danych
Stosujemy zaawansowane srodki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych osobowych:
- Szyfrowanie SSL/TLS - wszystkie dane przesylane miedzy przegladarka a serwerem sa szyfrowane
- Szyfrowanie w spoczynku - dane przechowywane w bazie danych sa zaszyfrowane (AES-256)
- Bezpieczne hasla - hasla uzytkownikow sa hashowane algorytmem bcrypt
- Uwierzytelnianie dwuskladnikowe (2FA) - dostepne dla wszystkich uzytkownikow
- Regularne audyty bezpieczenstwa - okresowe testy penetracyjne i audyty kodu
- Monitoring i alerty - ciagly monitoring podejrzanych aktywnosci
- Kopie zapasowe - regularne backupy danych z szyfrowanym przechowywaniem
- Kontrola dostepu - zasada minimalnych uprawnien dla pracownikow
10. Profilowanie i automatyczne decyzje
W ramach Serwisu mozemy stosowac profilowanie w nastepujacych celach:
- Personalizacja tresci i rekomendacji w asystencie AI
- Dostosowanie interfejsu uzytkownika do preferencji
- Analiza sposobu korzystania z Serwisu w celu jego ulepszania
Wazne: Nie podejmujemy w pelni zautomatyzowanych decyzji, ktore wplywaja w sposob istotny na Twoje prawa lub wolnosci. Decyzje o ograniczeniu lub zawieszeniu konta sa zawsze weryfikowane przez czlowieka.
11. Przekazywanie danych poza EOG
Niektore z naszych dostawcow uslug maja siedziby poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczegolnosci w Stanach Zjednoczonych.
W takich przypadkach zapewniamy odpowiedni poziom ochrony danych poprzez:
- Standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisje Europejska
- Certyfikacje i programy zgodnosci (np. EU-US Data Privacy Framework)
- Dodatkowe srodki techniczne i organizacyjne
Lista dostawcow uslug spoza EOG i stosowane zabezpieczenia sa dostepne na zadanie pod adresem: kontakt@ksieguj.ai
12. Zmiany polityki prywatnosci
- Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatnosci.
- O istotnych zmianach poinformujemy Cie drogą elektroniczna na podany adres e-mail oraz poprzez komunikat w Serwisie.
- Drobne zmiany redakcyjne moga byc wprowadzane bez uprzedniego powiadomienia.
- Aktualna wersja Polityki Prywatnosci jest zawsze dostepna pod adresem: https://ksieguj.ai/polityka-prywatnosci
- Data ostatniej aktualizacji jest widoczna na poczatku dokumentu.
13. Kontakt
W sprawach zwiazanych z ochrona danych osobowych mozesz skontaktowac sie z nami:
E-mail: kontakt@ksieguj.ai
Adres korespondencyjny:
EVOSOLVE SOLUTIONS SPOLKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOSCIA
ul. Skwierzynska 2, 04-853 Warszawa
Odpowiadamy na wszystkie zapytania w ciagu 7 dni roboczych. Na zadania dotyczace praw wynikajacych z RODO odpowiadamy w terminie 30 dni.
Organ nadzorczy
Jesli uwazasz, ze Twoje dane osobowe sa przetwarzane niezgodnie z prawem, mozesz zlozyc skarge do organu nadzorczego: